Dossier médical
Introduction:
La clinique 2.0 L'ÉQUI-libre adhère aux normes et recommandations des autorités réglementaires en terme de politiques de tenue de dossiers, d'archivage des dossiers et de partage du contenu des dossiers médicaux. Nous adhérons en plus aux valeurs de protection de l'environnement et d'efficacité clinico-administrative.
Dans ce contexte, nos dossiers médicaux sont à 98% électroniques.
Le contenu de votre dossier vous appartient autant qu'il appartient à son auteur, en l'occurrence au Dr Minh dans le cas des notes médicales qu'il prend suite aux rencontres avec vous ou discussions cliniques diverses qu'il aurait sur votre dossier avec d'autres professionnels autorisés dans vos soins. Il peut aussi verser dans votre dossiers des informations tiers qu'il n'est pas tenue de vous partager: résultats de laboratoire, informations collatérales de la famille, etc...
Le "contenant" de votre dossier électronique apparient à la clinique et au Dr Minh: fichiers électroniques.
Contenu du dossier électronique de la clinique:
Pour éviter d'alourdir les archives de la clinique et éviter une redondance inutile de documents dupliqués, les dossiers de la clinique sont surtout constitués des notes d'évolution du Dr Minh et des correspondances autres que ces documents/données/archives :
Listes de médicaments actuels et antérieurs. Pour les obtenir ces informations, contactez la pharmacie ou consultez le DSQ. Tous les citoyens québécois peuvent avoir accès à ce service appelé Dossier Santé Québec (DSQ): https://www.quebec.ca/sante/vos-informations-de-sante/dossier-sante-quebec
Résultats des tests de laboratoire et d’imagerie : Pour les obtenir ces informations, contactez le DSQ.
Comment accéder à votre dossier médical de la clinique L'ÉQUI-libre?
Formuler la demande par écrit au Dr Minh directement ou via son agente administrative qui en parlera directement avec le Dr Minh.
Sur la demande: précisez l’usage auquel le dossier/rapport sera destiné
Remplir ce formulaire de demande d'accès à votre dossier et venir le déposer en personne à notre agente administrative de la clinique pour que votre identité soit confirmée.
Dr Minh doit nécessairement autoriser votre accès complet ou partiel de votre dossier.
Certaines circonstances - à la discrétion du Dr Minh, peuvent influencer sa décision:
Certains éléments du dossier, notamment son opinion diagnostic, ses impressions et interprétations diverses qui pourraient être contraires à ceux de la personne et qui pourraient, par conséquent, causer préjudice et affecter la relation thérapeutique, donc de surcroit, sa capacité à soigner la personne efficacement. Ceci est très subjectif et la décision finale sur le contenu à être partager avec la personne ou tiers personne qui en ferait la demande revient au Dr Minh.
Une partie du dossier peut être censurée pour préserver la confidentialité des sources des informations tiers versées au dossier.
etc...
Être conscient que le partage d'éléments au dossier requiert du temps administratif et peut occasionner des frais tel que proposés sur la page à cet effet: limitations.
Comment un intervenant à l'extérieur de la clinique L'ÉQUI-libre (dont les intervenants du CISSSO) peut avoir accès à votre dossier médical?
En faire la demande au Dr Minh directement ou via son agente administrative qui en parlera directement avec le Dr Minh.
Remplir un formulaire de demande d'accès au dossier du patient et:
venir le déposer en personne à notre agente administrative de la clinique pour que son identité soit confirmée ou
l'envoyer par courriel (à clinique@lequi-libre.ca) à partir de son courriel professionnel (ie @ssss.gouv.qc.ca) qui peut faire foi de son identité.
Le formulaire peut être propre à la clinique ou bureau du professionnel et devrait contenir les informations standards:
Nom et date de naissance de l'usager/patient
L'information requise
La plage de dates demandée
Les motifs de la demande
La signature du patient en guise de consentement
Les professionnels du CISSSO peuvent utiliser ce formulaire standard.
Être conscient que le partage d'éléments au dossier requiert du temps administratif et peut occasionner des frais tel que proposés sur la page à cet effet: limitations.
Comment accéder aux notes antérieures à août 2020:
Les notes disponibles les plus anciennes de la clinique datent d’août 2020, date d'inauguration de la clinique. Pour toutes notes antérieures à août 2020, contactez:
le service d’archive du CISSS Outaouais – Hôpital Pierre-Janet -courriel : 07.archives_HPJ@ssss.gouv.qc.ca – fax 819-771-0887
Erreurs et coquilles dans les notes retranscrites:
Les notes transcrites peuvent contenir des coquilles/erreurs non décelées par l’auteur lors de la transcription et vérification en direct par le logiciel de reconnaissance vocale Dragon. Les erreurs sont souvent bénignes et sans conséquences sur le sens des phrases, mais peuvent aussi être totalement odieuses et complètement changer les sens des phrases ou la rendre incompréhensible. Nous nous en excusons d'avance. Si vous avez des doutes sur ce qui est écrit dans votre dossier, n'hésitez surtout pas à contacter l'auteur pour clarifier le tout. Merci pour votre compréhension.